Démarrage sur les chapeaux de roue.
Hamiyet Dogan est la représentante des RH au sein de la cellule de crise constituée par Helvetia en période de coronavirus. La crise sanitaire a bouleversé sa vie professionnelle et personnelle. Malgré tout, cette situation inédite lui a permis de vivre beaucoup de moments positifs. Elle est convaincue qu'Helvetia en a tiré de nombreux enseignements et sortira encore plus forte de la crise.
Texte Giulia Rüegg Photo Helvetia
Lorsqu'elle a entendu parler du coronavirus pour la première fois, Hamiyet Dogan, responsable Ressources humaines Suisse, s'est dit comme tant d'autres: «Cela se passe très loin, nous ne sommes pas concernés.» Et puis, vers la fin février, est arrivé un dimanche après-midi un appel de Jens Wiesenhütter, son collègue de Corporate Communications, qui l'informe que les collaborateurs devaient être mis au courant de l'arrivée du coronavirus. Si, à l'époque, la Suisse n'était pas encore concernée, le siège de Milan était devenu un sujet d'inquiétude.
Le marathon débute
Le 23 février, la direction du groupe s'est réunie pour constituer une cellule de crise. Certes, un concept existait déjà, mais personne n'avait jamais envisagé une crise de telle ampleur», déclare Hamiyet Dogan. C'est alors qu'a débuté un véritable marathon: tout au long des cinq semaines qui ont suivi, il a fallu du Hamiyet Dogan est la représentante des RH au sein de la cellule de crise constituée par Helvetia en période de coronavirus. La crise sanitaire a bouleversé sa vie professionnelle et personnelle. Malgré tout, cette situation inédite lui a permis de vivre beaucoup de moments positifs. Elle est convaincue qu'Helvetia en a tiré de nombreux enseignements et sortira encore plus forte de la crise. matin au soir prendre des décisions, passer des coups de fil, procéder à des actualisations dans Allegra, créer des sites Internet, transmettre des consignes aux cadres supérieurs, etc., etc. Durant la première phase, la priorité était de calmer le jeu. «Nous ne pouvions évidemment pas discuter avec des milliers de collaborateurs. Mais il ne nous était possible de les rassurer qu'en leur faisant parvenir des informations factuelles», poursuit Hamiyet Dogan.
Jabber, Webex & Co.
Le quotidien d'Hamiyet Dogan a dès lors changé du tout au tout. Elle passait le plus clair de son temps au téléphone, et non seulement en interne: il fallait aussi parler avec les concurrents, les banques, l'Association Suisse d'Assurances, où elle représente Helvetia dans la commission chargée de la politique patronale. «J'ai été remplie d'admiration en constatant combien les acteurs économiques ont tout à coup fait bloc, qu'il s'agisse de concurrents ou d'institutions étrangères à notre branche.» Il n'y avait plus qu'une seule priorité: le coronavirus. Et bien sûr assurer le maintien de processus essentiels, comme le versement des salaires mensuels, qui devaient être testés et assis sur des bases solides. Les RH ont complètement changé leur mode de travail. La société Jabber, Webex & Co., sollicitée de temps à autre, s'est mobilisée immédiatement 24 h sur 24. Sans les réseaux sociaux, plus rien n'aurait été possible.
Toujours à jour
Le défi était d'avoir toujours accès aux dernières informations. Car ce qui était valable le matin ne l'était déjà plus l'après-midi. Il fallait donc actualiser en permanence tous les canaux de communication et ses propres connaissances. La question que nos collaborateurs posaient le plus souvent était: «Je ne vais pas très bien, mais j'ai eu des contacts avec les personnes X, Y et Z – qu'estce que je dois faire?». Nous avons aussi dû faire face à une forte demande de désinfectants et de masques de protection. Fin mars, nous avons reçu beaucoup de demandes concernant la garde des enfants et ce n'est qu'en avril que s'est posée la question des vacances et des heures supplémentaires. «Les collaborateurs ne pensaient pas qu'à eux-mêmes; j'ai eu la joie d'être témoin d'une grande solidarité.»
Nous continuons de fonctionner, même en période de crise!
Pour Hamiyet Dogan, le plus beau moment a été celui où elle a constaté: «Nous continuons de fonctionner, même en période de crise! S'il y a eu quelques tâtonnements inévitables au début, nous avons vu très vite que nous étions capables de fonctionner.» Chacune et chacun a joué son rôle, apporté ses connaissances et mis les bouchées doubles: dans un cadre solidaire où la hiérarchie n'avait plus d'importance. Ceux qui avaient moins à faire aidaient ceux qui croulaient sous le travail. «Les échos positifs qui parvenaient du front étaient motivants et nous aidaient tous à surmonter le stress», déclare Hamiyet Dogan. A aucun moment elle n'a eu peur de prendre la mauvaise décision ou ressenti la crainte d'être désarmée: «Avoir les bonnes personnes près de soi permet de venir à bout de tout. Je leur dis merci! Car, sans elles, nous n'aurions jamais réussi.»
24/7
«Durant les cinq ou six premières semaines, je ne pouvais jamais me déconnecter mentalement », dit Hamiyet Dogan. En plus du travail, son fils de treize ans et sa fille de huit ans avaient eux aussi besoin de son énergie. «J'avais conscience de mes responsabilités vis-à-vis de nos collaborateurs – et j'ai fait passer mes propres besoins au second plan, sachant que tout cela aurait une fin», déclare-t-elle. Juste avant le début des vacances de printemps, elle a commencé à aller en forêt tous les jours avec son mari. «Il fallait que je sorte, que je vive une ou deux heures sans coronavirus et sans portable. C'était le seul moyen de me détendre.» Finalement, Hamiyet Dogan a gardé cette habitude quotidienne et s'en félicite.
Passage au numérique et application de la stratégie à un train d'enfer
En matière de passage au numérique, la crise a fait faire un pas de géant à Helvetia. Les vidéoconférences, devenues normales du jour au lendemain, apparaissaient comme une solution presque plus simple que la recherche d'une salle de réunion. La flexibilité était passée à l'ordre du jour – car il est possible de conjuguer travail et garde d'enfants. «Tout cela nous a montré que nous travaillions bien ensemble, même en n'étant pas toujours au bureau. Le scepticisme avec lequel certaines personnes ont abordé la numérisation est parti», c'est du moins ce que pense Hamiyet Dogan. Et d'ajouter: «La confiance réciproque est devenue plus forte, les collaborateurs se sont entraidés sans problème – d'un domaine à l'autre. La crise nous a aussi appris à fixer des priorités et à accélérer la prise de décisions.» Hamiyet Dogan est convaincue qu'Helvetia est actuellement plus créative et productive que jamais. Les conseillers clients ont été à cet égard exemplaires: ils ont pensé à contacter les clients vivant seuls, simplement pour leur demander si tout allait bien pour eux. Sans suivre le moindre «programme de culture d'entreprise», les collaborateurs ont su faire avancer en quelques semaines l'agilité, l'innovation et l'orientation clients. Aux yeux de Hamiyet Dogan, le pire serait qu'Helvetia retombe dans la routine antérieure: «Je souhaite de tout coeur que cet état d'esprit perdure.»
Un dix sur dix pour Helvetia
Si Hamiyet Dogan devait noter le comportement d'Helvetia et de son personnel pendant la crise, elle attribuerait sans hésiter un 10 sur 10! Chacune et chacun a su tirer le meilleur parti de la situation et fait le maximum pour assurer le fonctionnement de l'entreprise. «Je souhaite que le pragmatisme triomphe lors des projets futurs d'Helvetia et que nous avancions tous encore plus vite. Une crise a ceci de bon qu'elle fait réfléchir.»
viva. entreprendre.